裝貨單是接受了托運人提出裝運申請的船公司，簽發給托運人，憑以命令船長將承運的貨物裝船的單據。裝貨單既可用作裝船依據，又是貨主憑以向海關辦理出口貨物申報手續的主要單據之一，所以裝貨單又稱"關單",對托運人而言，裝貨單是辦妥貨物托運的證明。

    對船公司或其代理而言，裝貨單是通知船方接受裝運該批貨物的指示文件。受貨單又稱大副收據，是船舶收到貨物的收據及貨物已經裝船的憑證。船上大副根據理貨人員在理貨單上所簽注的日期、件數及艙位，并與裝貨單進行核對后，簽署大副收據。

    托運人憑大副簽署過的大副收據，向承運人或其代理人換取已裝船提單。裝貨清單是承運人根據裝貨單留底，將全船待裝貨物按目的港和貨物性質歸類，依航次、靠港順序排列編制的裝貨單匯總清單，其內容包括裝貨單編號、貨名、件數、包裝形式、毛重、估計尺碼及特種貨物對裝運的要求或注意事項的說明等。

    裝貨清單是船上大副編制配載計劃的主要依據，又是供現場理貨人員進行理貨，港方安排駁運，進出庫場以及承運人掌握情況的業務單據。為了保證進出口貨物的交接，在整個運輸過程中需要編制各種單據。這些單證各有其特定的用途，彼此之間又有相互依存的關系。它們既把船、港、貨各方聯系在一起，又能分清各自的權利和業務。